Zapytanie ofertowe – usługa ochrony danych osobowych

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapraszamy do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na zadanie „Świadczenie kompleksowej usługi w zakresie ochrony danych osobowych dla Szkoły Podstawowej im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Nowym Grabiu od dnia 01 marca  2026 roku  do 31 grudnia 2026 roku”  z możliwością przedłużenia.

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 130 000 zł (art.4 pkt 8 ustawy).

1. Zamawiający:

Szkoła Podstawowa im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Nowym Grabiu.

Nowe Grabie. Oś. pod Jaworem 11A, 09-530 Gąbin

 

2. Opis oraz zakres zamówienia:

Usługa będzie świadczona w okresie od 1marca 2026 do 31 grudnia 2026 z możliwością przedłużenia i będzie obejmowała kompleksową obsługę szkoły  w zakresie ochrony danych osobowych placówek oświatowych do spełnienia wymogów ustawy o ochronie danych osobowych wynikających z  art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DZ.U.UE.L.2016.119.1.) (zwane dalej RODO).

Zakres usługi ma obejmować obowiązki wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DZ.U.UE.L.2016.119.1.) (zwane dalej RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych UODO – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 poz.1781), m.in.:

Zgodnie z art. 39 RODO, do zadań inspektora ochrony danych ma następujące zadania:

• informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
• monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
• udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35;
• współpraca z organem nadzorczym;
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

Inspektor ochrony danych wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

• przeprowadzanie audytów,
• reprezentowanie klienta przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych,
• pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych,

 

Do obowiązków Inspektora Danych będzie należało również pełnienie dyżuru konsultacyjnego, co najmniej jeden raz w miesiącu, konsultacje drogą mailową lub telefonicznie bez ograniczenia. Zamawiający informuje, że nie dopuszcza się zastępstwa na dyżurach przez inną osobę niż wskazana w ofercie.

3. Wymagane warunki w celu złożenia oferty:

1. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów poświadczających co najmniej roczne doświadczenie w świadczeniu usług w zakresie ochrony danych osobowych wynikających z 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DZ.U.UE.L.2016.119.1.)
2. Wykonawca jest zobowiązany w dniu podpisania umowy do posiadania ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem niniejszego zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje do zajmowania stanowiska inspektora ochrony danych osobowych.
4. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował co najmniej jedną usługę przedmiotu postępowania dla jednej jednostki finansowanej ze środków publicznych o wartości 35 tys. zł netto rocznie.

 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4. Termin realizacji zamówienia:  

Okres świadczenia usługi – od 01 marzec 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku z możliwością przedłużenia.

5. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty i opis sposobu obliczenia ceny:  

Ocena ofert będzie dokonana wg następujących zasad:

Cena brutto za całość świadczenia usług -100%

Usługodawca poda cenę ryczałtową oferty netto i brutto za przedmiot zamówienia oraz stawkę podatku VAT. Cenę oferty brutto należy podać cyframi w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi obejmować wynagrodzenie za wszystkie obowiązki wykonawcy dla realizowania przedmiotu zamówienia np. koszty dojazdu

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego i posiada najkorzystniejszą cenę.

W przypadku, gdy jedynym kryterium jest cena (jak w tym przypadku), a Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia (w terminie określonym przez Zamawiającego) ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

6. Miejsce, sposób i termin złożenia oferty:

Ofertę w formie elektronicznej należy przesłać na adres:

sekretariat@spnowegrabie.pl w pliku PDF zatytułowanym

„Oferta na świadczenie usług w zakresie ochrony danych osobowych”

Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.

w nieprzekraczalnym terminie: do 13 lutego 2026 r., do godz.12.00.

 

7. Opis warunków udziału w postępowaniu:

Zamawiający wymaga w stosunku do Wykonawców przedstawienia w ofercie:

– wypełniony formularz ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1

– oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2

Termin związania z ofertą: 22 dni od upływu terminu do składania ofert.

Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca składający ofertę, niezależnie od wyniku postępowania.

8. Rozstrzygnięcie postępowania i zlecenie realizacji zamówienia:  

Jawne otwarcie ofert odbędzie się w dniu 13 lutego 2026 r. o godzinie 13:00 w gabinecie dyrektor Szkoły Podstawowej im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Nowym Grabiu.

Nowe Grabie Oś. pod Jaworem 11A 09-530 Gąbin.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi mailowo Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Po wybraniu najkorzystniejszej oferty zostanie sporządzona i podpisana umowa o świadczenie usług między stronami. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wyłonionego Wykonawcę, dopuszcza się możliwość zawarcia przez Zamawiającego umowy z wybranym Wykonawcą, którego oferta została porównana i oceniona jako kolejna najbardziej korzystna.

Zamawiający ma prawo do wezwań o wyjaśnienia złożonej oferty.

9. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:

Barbara Artiomow tel. 791793620, sekretariat@spnowegrabie.pl

Agnieszka Rudzka tel. 452 466 407, sekretariat@spnowegrabie.pl

10. Warunki płatności za przedmiot zamówienia:

Zapłata wynagrodzenia na rzecz Wykonawcy dokonywana będzie na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku, w terminie 14 dni od daty ich doręczenia Zamawiającemu.

11. Wszelkie pytania dotyczące przedmiotu zamówienia można kierować do Zamawiającego do dnia 13 lutego 2026 roku do godz. 11:00. Zamawiający pozostawi wniosek bez rozpatrzenia w przypadku, gdy pytania wpłyną po upływie ww. terminu składania wniosku.

Zamawiający informuje, że przewiduje możliwość unieważnienia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.